1993214713 1 1 1024x768 - Wybór sali konferencyjnej - na co zwrócić uwagę

1501357268 sss1 - Wybór sali konferencyjnej - na co zwrócić uwagęOrganizacja szkolenia albo konferencji jest dużym wyzwaniem dla wszystkich organizatorów. Nawet jeżeli uczestników będzie kilkunastu, to trzeba pomyśleć o wielu różnych sprawach, aby w rezultacie wszyscy byli zadowoleni. Duże znaczenie w czasie takiej organizacji będzie miał rodzaj spotkania, zupełnie inaczej planuje się na dwie godziny, a inaczej jeśli będzie ono trwało dwa popołudnia. Konieczność zagwarantowania noclegów czy dodatkowych atrakcji sporo zwiększa zakres przygotowań, oraz całościowe koszty.

Odpowiednia lokalizacja

966305318 sss2 1 - Wybór sali konferencyjnej - na co zwrócić uwagęSale konferencyjne są dostępne zarówno w centrach większych miejscowości, przykładowo w hotelach czy niezależnych centrach, jak również w obiektach położonych w niewielkich, uroczych miasteczkach. Ponieważ lokalizacja konferencji jest jednym z najważniejszych aspektów podczas wyboru miejsca, to trzeba dobrze przemyśleć wady i zalety każdego z rozwiązań. Większe miejscowości posiadają taką zaletę, że dysponują odpowiednią infrastrukturą komunikacyjną, łącznie z lotniskami. Dzięki temu zaproszeni niekiedy z innych państw goście bez żadnego problemu dojadą do miejsca docelowego, i nie zajmie to kilkunastu godzin. Ale centra miast przeważnie są tłoczne i hałaśliwe, co nie zawsze sprzyja nauce. Jeśli problemem nie będą dalekie dojazdy, to pomyśleć można o miejscu z dobrą komunikacją gdzieś na obrzeżach miasta, albo nawet całkowicie przenieść się do jednego z okolicznych kompleksów hotelowych.

Układ sali i powierzchnia

202747819 g 14189 - Wybór sali konferencyjnej - na co zwrócić uwagęWielkość sali w pierwszej kolejności powinna być uzależniona od liczby gości, których się zaprasza. Pamiętać tu należy o jednym istotnym aspekcie, to znaczy o tym, że pod żadnym pozorem nikomu zabraknąć nie może miejsca do siedzenia. Niekiedy organizatorzy zakładają mocno optymistycznie, że część osób nie dotrze, co może ich postawić w kłopotliwym położeniu. Przy ilości uczestników w okolicach 50-60 osób w zupełności powinna wystarczyć sala mająca powierzchnię 70 metrów kwadratowych. Jeśli gości będzie więcej pomyśleć trzeba o większej sali, lecz tu również nie należy z tą wielkością przesadzać. Po pierwsze z powodu kosztów, nie ma bowiem konieczności płacenia więcej za coś, co nie zostanie wykorzystane. Lecz również ze względu na to, że na zbyt pustej sali trudno będzie utrzymać właściwą atmosferę. Układ stołów i krzeseł dopasowany być powinien do charakteru organizowanego spotkania. Jeśli będą to wyłącznie prelekcje, to najlepiej się sprawdzi układ kinowy, przy konieczności przeprowadzania dyskusji i narad można pomyśleć o ustawieniu wszystkiego w okrąg.

Wyposażenie techniczne

1483958275 g 15192 - Wybór sali konferencyjnej - na co zwrócić uwagęNawet najlepiej dobrana sala konferencyjna niewiele pomoże, jeśli prelegenci nie będą mieli technicznych możliwości na to, żeby zaprezentować swoje wystąpienia. Z tego też powodu niezwykle istotną kwestią jest techniczne zaplecze, które powinna posiadać wynajmowana sala. Obowiązkowym elementem wyposażenia musi być multimedialny i nagłośnieniowy sprzęt, i to mający odpowiednią jakość. Tablice multimedialne, wskaźniki oraz projektory stanowią podstawę, bez której trudno jest zaprezentować coś interesującego słuchaczom. Dużą rolę odgrywa także internet bezprzewodowy, w niejednej sytuacji jest on wręcz wymagany. Jeśli spotkanie będzie organizowane w lecie, to warto się też dowiedzieć o klimatyzację, zagwarantuje ona odpowiednią wygodę i komfort.

_______________________

Autorem artykułu jest portal salekonferencyjne.pl oferujący sala szkoleniowa Kraków oraz sale konferencyjne Poznań